渋谷鍼灸理学治療室（以下「当院」といいます）は、当院が運営するウェブサイト（以下「本サイト」といいます）において取得する個人情報について、適切に取り扱い、保護することを重要な責務と考えています。本プライバシーポリシーでは、本サイトおよびオンライン予約システムを通じて取得する情報、その利用目的、保存期間、管理方法等について定めます。

1. 取得する情報
当院では、本サイトの予約フォーム等を通じて、必要に応じて以下の情報を取得します。
・お名前
・メールアドレス
・電話番号
・予約希望日時
・当院を知ったきっかけ、ご紹介等に関する情報
・ご相談内容
・その他、予約やお問い合わせの際に入力いただいた情報
ご相談内容には、症状や身体の状態など、健康に関する情報が含まれる場合があります。これらの情報については、予約受付および施術に関するご案内のために必要な範囲で取得します。

2. 個人情報の利用目的
当院が取得した個人情報は、以下の目的で利用します。
・ご予約の受付および管理
・予約日時の確認
・ご予約に関するご連絡
・施術前に必要な情報の確認
・お問い合わせへの対応
・予約受付完了メール等の送信
・予約システムの適切な運用、保守およびトラブル対応
・本人からの個人情報の開示、訂正等のご依頼への対応
取得した情報を、上記の目的を超えて利用することはありません。

3. 予約システムについて
本サイトの予約システムでは、当院があらかじめ設定した予約可能日時の中から、ご希望の日時を選択してご予約いただけます。予約が成立すると、予約日時やご入力いただいた情報が当院のウェブサイト内のデータベースに保存されます。予約成立後は、予約内容の整合性を保つため、対象となる予約枠は自動的に予約済みの状態となります。

4. 予約に関するメール通知
ご予約が成立した際には、以下のメールを自動的に送信します。
・当院管理者への予約通知メール
・ご予約いただいた方への予約受付メール
管理者への通知メールには、予約対応に必要な範囲で、お名前、メールアドレス、電話番号、予約日時、ご紹介、ご相談内容等が含まれます。患者様への予約受付メールには、お名前および予約日時等の必要最小限の情報を記載し、電話番号やご相談内容等は記載しません。メール送信には、当院が利用するメールサーバーまたはSMTPサービス等を経由します。

5. メール送信記録について
メールが正常に送信されたかを確認し、メール送信上のトラブルに対応するため、当院ではメール送信記録を一定期間保存しています。メール送信記録の保存期間は、原則として90日間とします。保存期間を経過したメール送信記録は、自動的に削除する設定としています。なお、メール送信記録と予約データは、それぞれ異なる目的および保存期間で管理しています。

6. 予約データの保存期間
本サイトの予約システムに保存される個人情報を含む予約データは、原則として予約日時から1年間保存します。保存期間経過後の情報については、業務上の必要性やお問い合わせ対応等を考慮したうえで、必要に応じて個人を識別できる情報の匿名化等を行う方針としています。現時点では、保存期間経過と同時に予約データを機械的にすべて削除する処理は行っておらず、必要に応じて適切な方法を判断します。

7. 個人情報の管理
当院は、取得した個人情報について、不正アクセス、漏えい、改ざん、紛失等を防止するため、合理的かつ適切な安全管理措置を講じます。予約情報は、権限を有する管理者のみが確認できるWordPress管理画面内で管理します。予約一覧は閲覧を目的としたものであり、予約成立後の情報を管理画面から不用意に変更・削除できない仕組みとしています。

8. 第三者への提供
当院は、次の場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者へ提供することはありません。
・法令に基づく場合
・人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
・公的機関等から法令に基づく要請を受けた場合
・本サイトや予約システムの運営に必要な範囲で、サーバー、メール送信等のサービス提供事業者を利用する場合
外部サービスを利用する場合には、サービス提供に必要な範囲で情報が処理されることがあります。

9. 個人情報の開示について
ご本人から、ご自身の個人情報について開示を希望された場合には、本人確認を行ったうえで、合理的な範囲で対応します。本サイトの予約システムでは、WordPressの個人データ管理機能を利用し、登録されたメールアドレスをもとに予約情報を確認・エクスポートできる仕組みを設けています。開示対象となる主な情報は以下のとおりです。
・予約日時
・お名前
・メールアドレス
・電話番号
・ご紹介に関する情報
・ご相談内容
・予約状態
・患者様宛メールの送信処理状態
・予約受付日時
システム内部で利用する管理用IDや、管理者宛メールの処理状態等については、本人向けの開示データには含めません。

10. 個人情報の訂正、削除、匿名化について
ご本人から、個人情報の訂正、削除等をご希望いただいた場合には、本人確認のうえ、保存目的や業務上必要な記録との関係を確認し、適切に対応します。予約情報については、予約記録そのものを直ちに削除するのではなく、必要に応じて、お名前、メールアドレス、電話番号、ご相談内容等の個人を特定できる情報を匿名化し、予約記録として必要な情報のみを残す場合があります。現在、予約情報を自動的に削除・匿名化する機能は設けておらず、個別のご依頼ごとに内容を確認して対応します。

11. ご相談内容の取扱い
予約フォームに入力されるご相談内容には、症状や身体の状態等に関する情報が含まれる場合があります。ご相談内容は、予約前に必要な情報を確認するために使用し、予約データとして保存します。また、予約受付時には当院管理者への通知メールにも記載されます。一方で、患者様ご本人へ送信する予約受付メールには、ご相談内容を記載しません。予約フォームへは、予約や事前確認に必要な範囲でご入力ください。

12. アクセス情報等について
本サイトの運営・保守・セキュリティ確保のため、利用しているウェブサーバー等において、IPアドレス、アクセス日時、閲覧情報等のアクセスログが記録される場合があります。これらの情報は、サイト運営、障害対応、不正アクセス対策等の目的で利用されます。

13. 外部サービスについて
本サイトでは、ウェブサイトの運営、メール送信、サーバー管理等のために外部サービスを利用する場合があります。各サービスにおける個人情報の取扱いについては、それぞれのサービス提供事業者のプライバシーポリシー等に基づいて管理されます。

14. プライバシーポリシーの変更
当院は、法令の変更、本サイトのサービス内容の変更、予約システムの変更等に応じて、本プライバシーポリシーの内容を変更することがあります。変更後の内容は、本サイト上に掲載した時点から適用します。

15. お問い合わせ
本プライバシーポリシー、個人情報の開示・訂正・削除等に関するお問い合わせは、渋谷鍼灸理学治療室までご連絡ください。お問い合わせの際には、ご本人確認のために必要な情報を確認させていただく場合があります。

渋谷鍼灸理学治療室（制定日：2026年9月1日）